Política de Privacidad - Relaciones con Terceros
En atención a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y regulación complementaria vigente en Colombia, Baker & McKenzie S.A.S., (en adelante "B&M") presenta su política de privacidad (en adelante la "Política de Privacidad") que contiene la información relevante sobre la forma como B&M recolecta y hace el tratamiento de sus datos personales.
1. Datos personales recolectados, finalidad de la recolección y tratamiento
Con el fin de dar cumplimiento a nuestras obligaciones derivadas de la relación con Usted y para la ejecución de las actividades mencionadas en la Sección 2 de esta Política, B&M directamente o a través de otras empresas vinculadas a B&M recolecta los siguientes datos suyos, los cuales son datos personales no sensibles ("Datos Personales"):
1.1 Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, correo electrónico, información de contacto, cargo dentro de la empresa donde trabaja y de igual forma, su imagen personal podrá ser captada a través de las cámaras instaladas en las oficinas de B&M, cuando Usted visita las instalaciones;
1.2 Información que sea enviada a nosotros o consultada a través de bases de datos de la Universidades o redes sociales tales como LinkedIn, entre otros medios donde Usted haya incluido sus Datos Personales;
1.3 Información financiera cuando ésta sea necesaria para hacer un pago o presentar una factura, incluyendo el número de sus cuentas bancarias, bancos donde Usted tiene sus cuentas, referencias bancarias y comerciales;
2. Finalidades del Tratamiento
B&M hará el tratamiento de sus Datos Personales, es decir que respecto de los mismos realizará actividades tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, con el fin de cumplir con el desarrollo normal del objeto social de nuestra Firma, de nuestra relación con usted y la empresa a la que esté vinculado o vinculada. Dentro de esta finalidad, haremos el tratamiento de sus Datos Personales para:
2.1 Brindarle asesorías legales a usted y a la empresa a la que usted esté vinculado o vinculada
2.2 Cumplir con las obligaciones impuestas por la autoridades colombianas;
2.3 Definir qué información de nuestros servicios consideramos pueden ser de su interés;
2.4 Enterarnos de sus preferencias y poder ofrecerle productos de B&M que más se ajustan a usted y a su empresa, de acuerdo a sus preferencias e intereses;
2.5 Contactarlo e invitarlo en relación con los productos o eventos que B&M organice;
B&M hará el tratamiento de sus Datos Personales de carácter financiero sólo cuando sea necesario para poder llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranza y pagos por los servicios efectivamente prestados o que se hayan proporcionado a B&M y para el envío de las facturas ya sea de forma electrónica, física o por cualquier medio pactado con Usted.
De igual forma, B&M busca tener un desarrollo en el área de mercadeo para brindarle un mejor servicio y asesoría y mantenerlo actualizado sobre los asuntos comerciales y legales que puedan ser de su interés y por lo tanto, B&M utilizará sus Datos Personales para comunicarle las novedades respecto de los servicios y asesorías y sobre cualquier actualización relacionada. Lo anterior incluye también el uso de sus Datos Personales para invitarle a eventos, seminarios, congresos o cualquier otro programa o lanzamiento promocional que sea organizado por B&M.
Tenga en cuenta que B&M recolecta sus Datos Personales a través de diversas fuentes de información, como puede ser por mensajes electrónicos de carácter personal o de trabajo, a través de la página web http://www.bakermckenzie.com/en/locations/latin-america/colombia, la información que se encuentra ya en las bases de datos de B&M conforme a lo establecido en los procedimientos del Decreto 1377 de 2013 en su artículo 10, a través de mensajes de voz, información archivada en los computadores de B&M, sistema de fax, acceso a Internet, correspondencia o a través de cualquier otro dispositivo electrónico para las comunicaciones y cualquier otro recurso tecnológico.
B&M únicamente usará los Datos Personales como Usted lo haya autorizado, sólo los transmitirá a sus filiales y subsidiarias actuando en nombre de B&M (en adelante el "Grupo B&M") y a autoridades, cuando sea requerido por las leyes aplicables. B&M y las compañías de el Grupo B&M, resguardarán y protegerán los Datos Personales de Empleados en su domicilio, limitando su uso y divulgación al objeto autorizado.
Cuando los Datos Personales dejen de ser necesarios por haber cumplido con el fin para el que fueron obtenidos, serán eliminados de la base de datos de El Grupo B&M en los términos de la Ley colombiana.
3. Derechos de los titulares
En concordancia con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, B&M manifiesta que Usted tiene los siguientes derechos legales:
3.1 Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales ante B&M. Este derecho puede ser ejercido, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
3.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a B&M para el tratamiento de sus Datos Personales, tener acceso a sus Datos Personales que son objeto de tratamiento por B&M y en general, ser informado por B&M del tratamiento que se le está dando a sus Datos Personales. Para esto, es importante que se surtan los procedimientos establecidos en la Sección 6 de esta Política de Privacidad.
3.3 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión sus Datos Personales cuando usted considere que B&M no está respetando los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En estos casos B&M le informará sobre las implicaciones que pueda tener la revocatoria de la autorización o la supresión de sus Datos Personales de la base de datos de B&M.
3.4 Si usted no está conforme con la forma en la que B&M trata sus Datos Personales o tiene alguna queja o reclamo, podrá presentar un comunicado ante el oficial de protección de datos de B&M en email.
3.5 Si el oficial de protección de datos de B&M no resuelve sus inquietudes o no atiende su queja, puede dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar sus inquietudes, quejas o reclamos si considera que B&M ha violado sus derechos de habeas data o las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
4. Área responsable de garantizar la protección de sus Datos Personales
Si Usted tiene preguntas, consultas o reclamos relacionados con sus Datos Personales, puede contactar a al oficial de protección de datos de B&M en email, (en adelante el "Oficial de Protección de Datos"). Usted puede ejercer su derecho de habeas data de conocer, actualizar, rectificar o eliminar sus Datos Personales y revocar el consentimiento otorgado a B&M para el tratamiento de sus Datos Personales ante esta persona o área.
5. Política de seguridad de B&M
B&M toma las medidas efectivas, apropiadas razonables para proteger sus Datos Personales de pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción. Las compañías del Grupo B&M que reciban sus Datos Personales, se han comprometido (o están obligadas por ley) a garantizar un nivel adecuado de protección y por lo tanto también están comprometidos con la seguridad de sus Datos Personales.
6. Procedimiento para ejercer sus derechos
Cualquier pregunta o consulta en relación con sus Datos Personales recolectados y tratados por B&M, será tratada por el Oficial de Protección de Datos de B&M en Colombia, para lo que deberá enviar una descripción escrita de su consulta a email.
B&M resolverá su pregunta o consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que la pregunta o consulta haya sido recibida. Si no es posible responder su reclamo dentro del término mencionado, el Oficial de Protección de Datos de B&M en Colombia le hará saber la situación y le explicará la razón del retraso. En cualquier circunstancia el Oficial de Protección de Datos de B&M en Colombia le responderá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de los diez (10) días hábiles iniciales.
El consentimiento otorgado por Usted, podrá ser revocado en cualquier momento, mediante aviso previo, escrito y firmado dirigido a el Oficial de Protección de Datos de B&M en Colombia, en la dirección electrónica antes citada, en los términos establecidos por la Ley.
Si Usted considera que la información contenida en la base de datos de B&M está sujeta a corrección, actualización o eliminación o si considera que B&M no está cumpliendo con sus obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, Usted deberá presentar una queja a B&M, dirigida a el Oficial de Protección de Datos de B&M en Colombia, que será tratada de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
7. Fecha de vigencia de la Política y fecha de vencimiento de la base de datos
Esta política de privacidad entrará en vigencia el 26 de julio de 2013 y sus Datos Personales permanecerán en la base de datos de El Grupo B&M durante la duración de la relación contractual y hasta por los cinco (5) años siguientes a la recolección de sus Datos Personales.